Son numerosas las consultas que se reciben respecto a si es imprescindible la firma original del Director en las certificaciones de notas, o es válida también su reproducción a través de medios mecánicos o informáticos (sello, firma escaneada, etc).

Con carácter previo, debemos realizar dos precisiones en relación con la consulta. En primer lugar hay que señalar, que a lo que se refiere la cuestión es a la emisión de certificados en soporte papel, pero con firma impresa o escaneada. Es decir, no es objeto de consulta la posible emisión de certificados por medios electrónicos, informáticos o telemáticos, cuestión que debería contemplarse en el marco de una regulación general del empleo de estos medios en las actuaciones administrativas. En este contexto, estaríamos en presencia de lo que se conoce como firma electrónica, regulada por la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica, que es algo sustancialmente distinto de la firma mecanizada o escaneada. Por otro lado, y en segundo lugar, hay que distinguir entre sello y firma. Ambos conceptos son diferentes y cumplen misiones distintas, por lo que ambos son necesarios. Mientras el primero asegura que el certificado procede de un determinado órgano administrativo (titular del sello), la segunda identifica personalmente al concreto titular del ese órgano.

Centrándonos en el tema, hemos de señalar que las administraciones públicas, por mandato del artículo 45 de la Ley 30/92 deben impulsar el empleo de las técnicas y medios electrónicos, informáticos y telemáticos. Si bien es cierto que este precepto está apuntado a la administración electrónica, también es verdad que el empleo de estos medios admite grados, y que la firma mecanizada o escaneada puede suponer un cierto avance en el empleo de los mismos, aunque no se prescinda del soporte papel. No obstante, hemos de señalar que el propio artículo 45, en su apartado tercero, dispone que esta clase de procedimientos ha de garantizar la identificación y el ejercicio de la competencia del órgano que la ejerce. Esto hace necesario, que se regule de alguna forma el empleo de estos procedimientos. Por ello, y en tanto en los centros no se disponga de una reglamentación general al respecto, donde se regulen los aspectos señalados, por razones de seguridad jurídica, se debe continuar empleando la firma convencional. Si, además, nos estamos refiriendo a documentos de evaluación de carácter oficial y con validez, por tanto, en todo el territorio del Estado, debemos cumplir lo regulado en la Orden ECD/1923/2003, por la que se establecen los elementos básicos de los documentos de evaluación... , cuyo apartado quinto no deja lugar a dudas: “Los documentos oficiales de evaluación llevarán las firmas autógrafas de las personas que corresponda en cada caso”.